Se retrouver dans la situation de faire une facture en tant que particulier peut être déroutant. Pour un professionnel, rédiger une facture est une étape d’une transaction habituelle, et les règles sont bien connues. Les particuliers, eux, ne savent pas toujours comment procéder. Alors voici quelques conseils pour vous permettre de faire une facture correcte lorsque vous êtes un particulier.
La facture pour un particulier : à quoi sert-elle ?
L’objectif principal d’une facture est de fournir un justificatif écrit de la transaction réalisée entre deux parties. Elle mentionne les informations essentielles concernant cette transaction (produit ou service vendu, prix, etc.). La facture est également considérée comme une preuve juridique, notamment en cas de litige. Sachez néanmoins que les conditions requises pour rendre une facture valable pour les entreprises ne seront pas nécessairement les mêmes pour les particuliers. Ainsi, les critères qui font qu’une facture a une valeur juridique différencieront selon le contexte.
Les éléments à inclure sur une facture pour particulier
Il existe des éléments indispensables à ajouter dans une facture même lorsque c’est un particulier qui l’établit.
Les informations de base
Pour commencer, il faut inclure les coordonnées complètes du vendeur et de l’acheteur (nom, prénom, adresse) sur la facture.
La description du produit ou du service
Ensuite, mentionnez le détail précis des produits ou services vendus. En fonction de ce que vous proposez, cela peut aller du simple intitulé et quantité au(x) prix unitaire(s), jusqu’à une description plus approfondie comme les dimensions, la marque, l’état neuf ou d’occasion, etc. Si un montant de TVA est à prendre en compte, indiquez-le également.
Les informations financières
Indiquez ensuite le montant total de la transaction, qui se calcule généralement par multiplication du prix unitaire par la quantité de biens/services concernée(s). N’oubliez pas d’intégrer d’éventuelles réductions accordées et frais supplémentaires éventuels (comme les frais de livraison).
Les conditions de règlement
Selon la nature de votre transaction, il peut être utile d’inclure les modalités de paiement dans votre facture. Optez pour des phrases claires et concises pour faciliter la compréhension de tous (exemples : « paiement en espèces » ou « paiement par virement bancaire »). Pour les transactions importantes, n’hésitez pas à mentionner un délai de règlement ou un échéancier.
Pourquoi opter pour une lette simple plutôt qu’une facture ?
Lorsque vous réalisez un échange entre particuliers, la facture n’est pas obligatoire. Le simple écrit sous forme d’une lettre d’attestation peut suffire pour certains cas de figure.
Le contenu d’une lettre d’attestation
La lettre doit comporter les mêmes éléments que la facture : nom et prénom des deux parties, date de l’échange, description du bien ou service, montant total à régler et conditions de paiement.
Quelle est la valeur juridique de cette attestation ?
Une lettre d’attestation écrite par le vendeur et signée par l’acheteur a également une valeur juridique, au même titre qu’une facture. Elle constitue un engagement ferme entre les deux personnes. En cas de litige, cela peut permettre d’appuyer vos arguments devant une instance juridique.
Dématérialisation et obligation de conservation de la facture
Sachez également qu’il existe aujourd’hui de nombreuses solutions en ligne pour créer, éditer et stocker des factures de manière dématérialisée. Dans tous les cas, gardez toujours une copie de ce document pendant au moins 3 ans, car c’est le délai légal pour présenter une preuve en cas de litige.
Ainsi, en tant que particulier, la rédaction d’une facture simple et précise vous permettra de sécuriser votre transaction, d’établir un cadre clair et de prévenir d’éventuels problèmes. N’oubliez pas d’inclure toutes les informations obligatoires pour donner force probante à votre document.
